Watashi No Burogu e Yōkoso!

KOMUNIKASI DALAM BISNIS

secara umum komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari seorang komunikator kepada komunikan untuk menghasilkan efek tertentu. Saat proses komunikasi berlangsung komunikator maupun komunikan saling memberikan umpan balik (feedback) terhadap pesan yang disampaikan. Dalam akitvitas dalam organisasi bisnis, komunikasi merupakan komponen yang sangat penting. Sebuah kegagalan dalam organisasi bisnis, banyak yang disebabkan akibat tidak tertatanya proses komunikasi yang dilakukan oleh para pelaku bisnis.

Menurut Wikipedia (2011), Komunikasi bisnis merupakan pertukaran pendapat, gagasan, informasi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu dan disajikan secara personal atau interpersonal melalui simbol-simbol atau sinyal tertentu dalam lingkup dunia bisnis. Komunikasi bisnis mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal.

Komunikasi bisnis yang berhasil dengan baik adalah komunikasi yang dilakukan secara efisien sesuai dengan kondisi dan situasi organisasi yang bersangkutan. Dengan komunikasi yang baik dan tertata tujuan organisasi akan lebih mudah dicapai.

Proses Komunikasi
Memahami komunikasi berarti memahami apa yang terjadi selama komunikasi berlangsung, mengapa itu terjadi, manfaat apa yang dirasakan, akibat-akibat apa yang ditimbulkannya, apakah tujuan dari aktifitas berkomunikasi sesuai dengan apa yang diinginkan, memahami hal-hal yang dapat mempengaruhi dan memaksimalkan hasil-hasil dari kejadian tersebut.Menurut Anwar arifin (1988:17), komunikasi merupakan suatu konsep yang multi makna. Makna komunikasi dapat dibedakan berdasarkan:

1.    Komunikasi sebagai proses sosial
Komunikasi pada makna ini ada dalam konteks ilmu sosial. Dimana para ahli ilmu sosial melakukan penelitian dengan menggunajan pendekatan komunikasi yang secara umum menfokuskan pada kegiatan manusia dan kaitan pesan dengan perilaku. Harold D. Lasswell meneliti masalah identifikasi simbol dan image yang bertolak belakang dengan realitas/efek pada opini publik. Berkaitan dengan efek-efek teknik propaganda pada perang dunia 1 (1927).

Beliau seorang ahli politik, meneliti dengan cara meyebarkan leaflet mengenai perang. Kurt lewin meneliti fungsi-fungsi komunikasi pada kelompok sosial informal. Lewin meneliti tipe-tipe gatekeeper yang dilakukan oleh pemimpin-pemimpin autokratik, demokratik. Lewin juga meneliti individu-individu yang ada pada kelompok-kelompok penekan dan individu-individu yang berada pada kelompok (members group). Soearang ahli psikologi. Carl Hovland meneliti kredibilitas sumber (komunikator) hubungannya dengan efek persuasi (perubahan sikap). Hovland adalah peneliti yang memperkenalkan penelitian-peneltian eksperimental dalam komunikasi massa. Seorang ahli sosiologi, meneliti melalu pemutaran film berbeda kepada 2 kelompok berbeda, dan melihat efek dari film tersebut terhadap individu.

2.    Komunikasi sebagai Peristiwa
Dalam hal ini komunikasi mempunyai pengertian, bahwa komunikasi merupakan gejala yang dipahami dari sudut bagaimana bentuk dan sifat terjadinya. Peristiwa komunikasi dapat diklasifikasikan berdasarkan kriteria tertentu. Ada yang membedakan komunikasi massa dengan komunikasi tatap muka, komunikasi verbal dan non verbal, komunikasi yang menggunakan media dan tanpa media.

3.    Komunikasi sebagai Ilmu
Struktur ilmu pengetahuan meliputi aspek aksiologi, epistomologi dan ontologi. Aksiologi mempertanyakan dimensi utilitas (faedah, peranan dan kegunaan). Epistomologi menjelaskan norma-norma yang dipergunakan ilmu pengetahuan untuk membenarkan dirinya sendiri. Sedangkan ontologi mengenai struktur material dari ilmu pengetahuan.

4.    Komunikasi sebagai kiat atau keterampilan
Komunikasi dipandang sebagai skill yang oleh individu dipergunakan untuk melakukan profesi komunikasi. Perkembangan dunia komunikasi di Indonesia pada masa yang akan datang menunjukkan prospek yang semakin cerah. Dengan demikian, masalah-masalah yang berhubungan dengan profesi komunikasi tetap menjadi agenda penting. Antara komunikasi dan bidang profesional terdapat kaitan yang signifikan. Dalam menunjang suatu profesi atau karir yang menuntut kemampuan pemahaman pada sifat dasar komunikasi, berkomunikasi secara kompeten dan efektif diperlukan dalam bidang kemampuan berkomunikasi (speech communication), komunikasi massa, komunikasi organisasi, komunikasi politik, public relations, periklanan, penyiaran (broadcasting) dan pemasaran. Pengetahuan dan kemampuan komunikasi adalah dasar untuk kualitas kepemimpinan. Merupakan hal pokok untuk hubungan interpersonal, mempengaruhi dan perkembangan informasi dalam organisasi. Komunikasi juga memainkan peran penting dalam perencanaan, pengambilan keputusan, pemikiran strategis, memperoleh pengetahuan teknis dan menilai hasil.

Bentuk-Bentuk Komunikasi

Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut:

Bentuk komunikasi berdasarkan proses
1. Komunikasi langsung
Komunikasi langsung tanpa mengguanakan alat. Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan isyarat,misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.
2. Komunikasi tidak langsung
Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima  penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll.

Bentuk komunikasi berdasarkan sasaran
a. Komunikasi massa
Komunikasi massa, yaitu komunikasi  dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak dikenal.
Komunikasi massa yang baik  harus :
Pesan disusun  dengan jelas, tidak rumit  dan tidak bertele-tele
Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami
Bentuk gambar yang baik
Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio)
b. Komunikasi kelompok
Adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal balik.
c. Komunikasi perorangan
Adalah  komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui telepon.


Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan
1. Komunikasi satu arah
Pesan  disampaikan oleh sumber kepada sasaran  dan sasaran tidak dapat  atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio.
2. Komunikasi timbal balik
Pesan disampaikan kepada sasaran  dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya  komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik


Macam-macam Komunikasi Bisnis
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

1. Komunikasi verbal
Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.

Sedangkan komunikasi verbal memilki tipe yang dibedakan menjadi dua yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi dalam proses komunikasi. Dimana komunikasi verbal dapat bertindak sebagai komunikator atau pengirim pesan dan dapat bertindak sebagai audience

Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :
a)    Berbicara dan Menulis
Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan
b)    Mendengarkan dan Membaca
Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).

2. Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal. pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami

Adapun Komunikasi nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu:
a)     Menyediakan dan memberikan informasi
b)    Mangatur alur suatu percakapan
c)     Mengekspresikan emosi
d)    Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal
e)     Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
f)     Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah

Kadang dalam prakteknya, di dalam suatu komunikasi bisnis terjadi penggabungan antar komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal dalam suatu situasi. Karena biasanya kata-kata yang disampaikan dalam suatu komunikasi atau percakapan kadang hanya membawa sebagian dari pesan.
Dan relevansinya dalam komunikasi bisnis, tipe komunikasi nonverbal dapat menentukan kredibilitas dan kepemimpinan seseorang, yang dapat dilihat dari karateristik suara, penampilan, sentuhan, gerakan dan posisi tubuh juga melalui ekspresi wajah dan mata…

Unsur-Unsur Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi antar pribadi maupun komunikasi lintas budaya. Komunikasi antar pribadi ( interpersonal communications ) merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hariantara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan komunikasi lintas budaya ( intercultural / communication) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing – masing memiliki budaya yang berbeda.

Komunikasi meliputi 5 unsur, kemudian dikenal dengan formula 5 W + 1 H, yakni :
Komunikator = who [communicator, source, sender]
Pesan = says what [message]
Media = in which channel [channel, media]
Komunikan = to whom [communicant, communicatee, reciever, recipient]
Efek [effect, impact, influence]
Hal yang pertama dilakukan adalah memahami bentuk dasar komunikasi. Karena seorang komunikator yang baik harus memiliki beberapa alat komunikasi yang menunjang dalam menyampaikan suatu pesan. Seperti bagaimana cara menempatkan kata dalam suatu komunikasi sehingga memiliki arti dan bisa menarik minat dan simpati dari para pendengarnya dan mengajak peserta untuk ikut aktif dalam berkomunikasi seperti dalam kegiatan diskusi.

Efektifitas Komunikasi Bisnis

Komunikasi akan Efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu”. Juga akan membantu mengantisipasi masalah, membuat keputusan yang tepat, dapat mengkoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain, dan mengembangkan berbagai hubungan.
Faktor-Faktor yang mempengaruhi KE: Kredibilitas (bagian dari kepercayaan, ini dapat muncul melalui keahlian dan status sosial) dan daya tarik komunikator (karena dikagumi dan disenangi misal: artis), Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan (karena menarik perhatian –dirancang dengan format yang baik-pilihan kata yang tepat-waktu dan media yang tepat),Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan (mampu memahami pesan, sadar akan kebutuhan dan kepentingan, mampu mengambil suatu keputusan sesuai kebutuhan dan kepentingan, secara fisik dan mental mampu menerima pesan).

Efektifitas komunikasi bisnis ditentukan oleh:
1. Persepsi.
Komunikator harus dapat memprediksi apakah message yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2. Ketepatan.
Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengeksperikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka piker komunikan.
3.  Kredibilitas.
Dalam berkomunikadi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bawah komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.
4.  Pengendalian.
Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.
5.  Kecocokan.
Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.
Sementara Ketrampilan meningkatkan efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai cara menyangkut komunikasi verbal non verbal, lisan maupun tulisan.
Reading
Listening
Speaking dengan membuat dan atau melakukan percakapan menarik.
Melakukan wawancara
Kontak dengan kelompok-kelompok lain
Membiasakan diri berpidato dan atau melakukan presentasi
Hambatan dan Keberhasilan Komunikasi Bisnis
 Hambatan dari Proses  Komunikasi
a)    Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi  oleh perasaan atau situasi emosional.
b)    Hambatan dalam penyandian/simbol
Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti  lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
c)    Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
d)    Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
e)    Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada  saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
f)     Hambatan dalam memberikan  balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

1. Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
2. Hambatan Semantik.
Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi  kadang-kadang mempunyai  arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.
3. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim  dan penerima pesan.

Keberhasilan komunikasi  di dalam suatu  organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan  situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.
Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah  diserap dan dipahami jika  sesuatu tersebut  diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.
Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002).  Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan